In the Templates window you can define templates from which the system generates documents that can be viewed and printed. The templates have HTML format.

The templates are edited using the system's visual template editor. Using the editor you can created formatted documents and insert fields into them that will be replaced when printed with actual data (like the [[student_name]] field with the name of the student in the student contract).

The Templates list contains the school's templates grouped by their Type. They have the following fields:

Field	Description
Name	Name of the template. If a template has more translations then their Name needs to be the same and the language should be set in the Language field.
Subject	The subject field of email templates. This is only editable for email template types.
Visible to teachers	Whether the teachers can also view the documents generated from this template. This can be set for some template types only.
Language	Language of the template. Multiple templates can have the same name if their language property is different. When a document with a selected template name is printed then the system looks for a translation that matches the language required (for example communication language of the student whose contract is printed). The system first looks if there is a template with that language and if none is found then it prints the template where the language is not set. So it is a good practice to have a template translation where the language is not set and this will be printed if no other matching is found.
Archive	buttons to manipulate the template's contents. is only shown when the template's contents was already edited.

Use the buttons in the header to edit the data in the list. Before creating a new template select the Template type folder or a template within the folder. Use the Duplicate button and the Preview button in the header to duplicate and preview the selected template.

Use to edit the selected template, to upload its contents from a saved file and to save its contents to an external file.

Note: It is not guaranteed that template contents, which was uploaded from an external file that was not saved from the system previously will be displayed correctly.

Templates in the Template list are grouped by Template types. The different template types are used at different places in the system and contain fields that are relevant for the document type.

There are the following template types:

Template type	Description
Emails	Email templates from which there can only be one with several translations: Feedback request: Used when requesting feedback from students by clicking on the Feedback button in the header of the Students window on the Courses tab. If no template is defined then a standard text is used. Payment notification: Contents of the email that is sent when an invoice is sent to the buyer per email on the Payments sub-tab of the Finance tab with the Email button.
Application notification	The email with this template is sent when an applicant reaches the last page of the placement test survey and the Notification email field in the Set survey link window was set for the survey.
Attendance sheet	Course's attendance sheet, which can be printed from the toolbar of the Course list on the Courses tab. The template fields include [[attendance_table]], which displays the table where teachers and students can sign off the sessions where they were present.
Attendance sheet - monthly	Course's attendance sheet for a specific month, which can be printed from the toolbar of the Course list on the Courses tab. The template includes fields and data for the month that was selected before printing.
Attendance sheet - per session	Course's attendance sheet for a specific session, which can be printed from the toolbar of the Course list on the Courses tab. The template includes fields and data for the session that was selected before printing.
Certificate of completion	Statement that confirms to the teacher the lessons that the teacher has held during a specific month. This statement is issued by the school and the teacher can hand in the monthly invoice for the services based on this document. The statement can be printed and exported by clicking the Certificate of completion button in the header of the Timesheet window on the Finance sub-tab of the Teachers tab.
Course properties	Course properties is a template that includes several parameters of the course. It can be printed from the toolbar of the Course list on the Courses tab.
Course schedule	Course schedule is a template that contains a list of the sessions with times, teacher and location fields. It can be printed from the header of the Lessons window on the Courses tab.
Course settlement	The template contains information that serves as basis for issuing an invoice to the customer. It can be printed from the toolbar of the Course list on the Courses tab.
Course student email	Template for an email to be sent to the students of a course. It can be sent by clicking on the Email button in the header of the Students window on the Courses tab.
Customer contract	Template for creating customer contracts. It can be printed from the header of the Contracts window on the Settings sub-tab of the Customers tab.
Progress sheet	The template contains the list of sessions for the course including the progress made during the session and the attending students. It can be printed from the header of the Lessons window on the Courses tab.
Room allocation	Template for printing the lessons at a selected location between two dates. It can be printed from the header of the Rooms tab.
Student certificate	x
Student contract	x
Student course acceptance	x
Syllabus	x
Teacher contract for course	x
Teacher framework contract	x

Az iskola tetszőleges dokumentumait a Beállítások / Iskola / Dokumentumok fülön tudja feltölteni és tárolni.

A gombra kattintva lehet új sort létrehozni, ahol a meg kell adni a dokumentum nevét és opcionálisan a nyelvét és a létrehozás dátumát, az ikonra kattintva a sor végén pedig feltölthetjük az adott dokumentumot. Feltöltés után a ikon helyett ikonok jelennek meg, amelyekkel a dokumentum tartalmát lehet rendre törölni, letölteni ill. megtekinteni.

A file formátuma bármilyen lehet (nem csak pdf mint a tanári dokumentumoknál), de fontos feltöltés előtt ellenőrizni, hogy a megosztott dokumentumok ne legyenek vírusosak.

A dokumentumtípusok könyvtárként jelennek meg. Az egyes típusok adják meg, hogy a rendszeren belül hol fog hozzáférhetővé válni az adott mappában lévő dokumentum.

Mező	Elérés
Emailek:	A rendszer által küldött e-mail sablonok. Jelenleg két fajta van: Fizetésértesítés: az e-mailben kiküldött számlák kísérőlevele. Visszajelzéskérés: a hallgatók számára kiküldött elégedettségmérési kérdőívek kísérőlevele.
Haladási napló:	A tanfolyam tanár által regisztrált órái ebben a formában nyomtathatóak. Jelenleg két fajta van: Standard: Fejléccel, logóval ellátott táblázatos formátum, feltüntetve az óra összes paramétere. Táblázathoz: A tanfolyam egy hallgatóját lehet kiválasztani. A Tanfolyam fül alatt az Órák ablakban a ikonra kattintva nyomtathatóak.
Hallgatói szerződések:	A Tanfolyam fül alatt a Hallgatók ablakban, adott hallgató kijelölése után a ikonra kattintva nyomtatható.
Hallgatói tanúsítványok:	A Tanfolyam fül alatt a Hallgatók ablakban, adott hallgató kijelölése után a ikonra kattintva nyomtatható.
Havi jelenléti ívek:	A Tanfolyam fülön az adott tanfolyamot kiválasztva Paraméterek alatt, a ikonra kattintva nyomtatható.
Jelenléti ívek:	A Tanfolyam fülön az adott tanfolyamot kiválasztva Paraméterek alatt, a ikonra kattintva nyomtatható.
Jelentkezés értesítő:	Az itt felvett sablonok közül lehet választani a hallgatói jelentkezések beállításánál a Hivatkozásra kattintva . A rendszer az e-mailt akkor küldi el a hallgatónak, amikor a hallgató a jelentkezés utolsó oldalára ér. Ahhoz, hogy a szöveg a szokásos normál méretben jelenjen meg a levelezőben, 14px méretű betűt érdemes választani.
Tanári szerződés tanfolyamra:	A Tanfolyam fül alatt a Tanárok ablakban, adott tanár kijelölése utána a ikonra kattintva nyomtatható.
Tanári keretszerződés:	A Tanárok fül alatt, az adott Tanárt kiválasztva, a Személyes adatok ablakban a ikonra kattintva nyomtatható.
Tanfolyam paraméterek:	A Tanfolyam fül alatt a Tanfolyam paraméterei ablakban a ikonra kattintva nyomtatható.
Teljesítési igazolás:	A Tanár fülön belül a Személyes adatok fül alatt a Személyes adatok ablakban a ikonra kattintva nyomtatható.

Új dokumentumtípust a gombra kattintással lehet felvenni, míg meglévőt a gombbal lehet szerkeszteni, illetve a gombbal törölni. gombbal menthető a szerkesztés alatt álló sor, gombbal pedig frissíthető a lista.

Egy-egy dokumentumtípusba több dokumentumsablon is felvehető. Új dokumentumsablont a gombra kattintással lehet felvenni, a dokumentum címsorát a gombbal lehet szerkeszteni, illetve a gombbal törölni. gombbal menthető a szerkesztés alatt álló sor, gombbal pedig frissíthető a lista.

Új dokumentumsablont a gombbal lehet feltölteni HTML formátumban és a gombbal letölteni. Ha nem áll rendelkezésre HTML formátumban, akkor formázatlan szövegként tudunk felvinni dokumentumot, képek, táblázatok nélkül.

Magát a dokumentumsablont a gombbal lehet szerkeszteni. A rendszer HTML formátumban tárolja a sablonokat. Attól függően, hogy a dokumentum tartalmaz-e szkripteket vagy sem különböző szerkesztő nyílik meg: a) szkriptek esetén egy egyszerű szövegszerkesztő (HTML kódot kézzel lehet módosítani) b) egy összetett WYSIWYG szerkesztő formázási lehetőségekkel.

Mindkét szerkesztőnél használható a gomb a tartalom mentéséhez.

Szerkesztésnél:

• érdemes táblázatokat használni a tartalom rendezéséhez
• táblázatok méretét érdemes százalékban megadni, akkor különböző lapméretezéseknél is megmarad a sablon
• pontos betűméret / elrendezés lemásolása Wordhöz gépest nem garantálható mivel más a méretek mértékegysége, betűk mérete pixelben van nem pt-ben
• több oldalas dokumentumoknál az oldalakra automatikus fix header / footer nyomtatás nem lehetséges, csak amit a böngészőben be lehet állítani
• az előnézetet mindig érdemes használni - gomb
  

A gombbal meg lehet tekintenteni a tartalom nyomtatási képét. A gombra való kattintás után megjelenő ablakban megadhatók a sablon nyomtatási paraméterei, amelyek a sablontípustól függően különbőzők lehetnek.

Különböző nyelvű sablonokat fel lehet tölteni azonos névvel, csak a nyelv kiválasztásánál kell megadni a kívánt nyelvet. A nyomtatandó dokumentum nyelve attól függően választódik ki, hogy milyen nyelvű hallgatóhoz / tanárhoz hívjuk le a sablont. Amennyiben ilyen nyelven nincs sablon, akkor a rendszer azt a sablont választja, amelyiknél nincs nyelv megadva.

Az alábbi táblázatokban találhatók a Hallgatói szerződés típúsú dokumentum hivatkozásmezőinek listája. A dokumentumszerkesztő gombjára kattintva érhetők el ezek a mezők.

Az iskola adatai

A hallgató adatai

A kurzus adatai

A szerződés adatai

A tanúsítvány adatai

Sablonokba olyan mezőket (paramétereket) is be lehet szúrni, amelyeket nem a rendszer tölt ki automatikusan, hanem a felhasználó nyomtatáskor.

A sablonszerkesztőben a gombra kattintva lehet a paramétereket megadni. A megnyíló ablakban meg kell adni a paraméter nevét, amit aztán az ablak bezárását követően megjelenik sárgán a szövegben.

Dokumentum nyomtatásakor ha talál a rendszer felhasználó által definiált paramétereket a sablonban, akkor megnyit egy ablakot, amiben bekéri a paraméterek értékét és ezzel az értékkel helyettesíti a paramétereket a nyomtatott dokumentumban.