SchoolDrive automatikusan elküldi a törvényileg előírt számlákat az http://onlineszamla.nav.gov.hu felületen keresztül a NAV-nak.

Amit tudni kell:

• Használjuk a rendszer Számlázóját (http://invoice.schooldrive.net), ha azt akarjuk, hogy a számlák automatikusan fel legyenek másolva a NAV-hoz, mert a Számlázó felelős a számlák exportálásáért.
• A Számázóban a technikai felhasználó adatai legyenek helyesen megadva.
• Jelenlegi jogszabály szerint azokat a számlákat kell továbbítani a NAV-hoz, amelyek áfaösszege 100 ezer forintnál nagyobb.
• Magánszemélyek számláit nem kell továbbítani, csak adószámmal rendelkező adóalanyokét. Ezért fontos, hogy az vevőnél helyesen állítsuk be annak típusát (vállalat / magánszemély), mert a rendszer magánszemélyek számláit nem továbbítja.
• Devizaszámlák esetében a rendszer a számla kiállításakor automatikusan letölti az MNB középárfolyamát és ezzel számolva dönti el, hogy az áfa összege meghaladja-e a küszöbszintet.
• NAV a számlát nem azonnal fogadja be, hanem feldolgozás után, ezért a számla kiállítását követően nem feltétlen látszik egyből, hogy a NAV be is fogadta a számlát. NAV leírása szerint a feldolgozásnál 5 perc is normális. A gyakorlatban a feldolgozási idő 10 másodpercnél kevesebb. SchoolDrive max. 1 hétig próbálja elfogadtatni NAV-val a számlákat, utána hibüzenettel megszakítja a folyamatot.
• NAV csak azokatat a tranzakciókat tekinti érvényesnek, melyek hiba nélkül zárultak le - függetlenül attól, hogy a hiba okáért ki felelős.
• NAV online felületén kézzel is lehet felvinni és módosítani feladott számlákat.

A rendszer hogyan támogatja a folyamatot:

• A számlafeladás automatikus, a fentieken túl alapesetben nem kell semmit tenni.
• A Pénzügy fülön a Számlák alfülön a listában van egy rejtett NAV-nak elküldve oszlop, ami a küldés időpontját tartalmazza. Ez mindig ki van töltve, miután megkezdődött a tranzakció a NAV felé, akkor is ha az sikeres és akkor is, ha nem.
• A Postaláda fülön található a Függő NAV küldések listája. Itt a folyamatban lévő vagy a hibával lezárult tranzakciók vannak. Normál esetben ez a lista üres. A számla kiállítását követő pár másodpercben (vagy ha tovább tart, akkor hosszabb ideig) azok a számlák láthatók itt, amelyeket a NAV még nem fogadott be. Ezeknél az Állapot mező értéke SENT. Ha a küldés során hiba történt, akkor a tranzakció állapota ERROR. Hiba esetén ki kell vizsgálni a hiba okát, ezért vedd fel a kapcsolatot a rendszer adminisztrátorával. Annak ellenőrzéséhez, hogy a feladás során minden rendben ment, ezt a listát kell frissíteni és nézni, hogy üres-e.
• A Számlázóban:
  • A vállalat Beállítás fülén lehet megadni a Technikai felhasználó paramétereit és azokat az Ellenőrzés gombbal ellenőrizni.
  • A Számlalista NAV tranzakcó oszlopa tartalmazza az azonosítót, melyet a NAV adott. Ezzel az azonosítóval lehet hivatkozni NAV rendszerében a küldésre. A NAV elfogadta mező tartalmazza az időpontot, amikor a NAV befogadta a számlát. Az egyik mező tehát jelzi, hogy a küldés megkezdődött, a másik pedig, hogy sikeresen lezárult.
  • A Számlalista tetején a NAV küldés gombbal lehet számlákat kézzel átküldeni NAV-hoz. Erre müveletre normál esetben nincs szükség.